Cześć. Z uwagi na pandemię coraz więcej osób pyta mnie, jak wydajnie pracować z domu. Dla wielu osób jest to sytuacja nowa, dodatkowo wymuszone zmiany, okres kwarantanny itp. odbija się negatywnie na koncentracji. Dlatego postanowiłam pokazać kilka sztuczek, które uprzyjemnią ten trudny czas. Pamiętajcie, spokój nas ocali.
Dziś czas na pierwszy artykuł, czyli jak zapanować nad chaosem.
Segmentacja pracy – co i jak
Przede wszystkim podzielcie swoją pracę na segmenty. W tej chwili wiele z nas pracuje w warunkach wyjątkowych. Macie wrażenie chaosu i bałaganu? Zatem do dzieła. Zastanówmy się, co mamy do zrobienia najpierw. Odłóżmy na bok sprawy prywatne – dla nich zresztą możemy zastosować podobny schemat. Skupmy się najpierw na pracy. Podział można zrobić na przykładzie diagramu:
Jeśli nie macie w tym momencie zobowiązań zawodowych, ale nadal posiadacie własną działalność, wypiszcie wszystko, co powinniście zrobić. To dobry czas na działanie i uporządkowanie wszelkich zaległości. Pozwólmy sobie na odpoczynek i odreagowanie stresu, ale także działajmy na tyle, na ile możemy (na przykład robiąc prosty audyt swojej strony).
Prioretyzacja zadań i bufor czasowy
Kiedy mamy już ogólny podział zadań wg powyższego diagramu, zobaczymy, że na jednym poziomie jest wiele rzeczy. Co jest najważniejsze? To ustalamy samodzielnie. Która sprawa jest najpilniejsza? Zastanówmy się na spokojnie. Segmentacja pracy pozwoli nam nawet do dużego projektu podejść racjonalnie.
Ponumerujecie segmenty z jednego poziomu wg ważności, a potem rozłóżcie kalendarz. Osobiście używam kalendarza Google, gdzie działam wg schematu – sprawy najważniejsze są na czerwono, ważne na pomarańczowo, mniej ważne na żółto. Niebieskie to sprawy najmniej istotne. Po zakończeniu zadania, zmieniam jego kolor na szary.
Jeśli jeszcze nie wiecie, ile zajmie Wam dane zadanie, wpisujcie czas orientacyjnie + 30 minut. Zawsze lepiej mieć odpowiedni zapas czasowy. Uwzględnijcie wszystkie nieprzewidziane rzeczy, jak chwilowy brak prądu czy zasięgu. A może właśnie w tym momencie Twoje dziecko będzie potrzebowało koniecznie pomocy? Nie ma co snuć katastroficznych scenariuszy, ale bądźmy odpowiedzialni. Teraz Ty jesteś szefem/szefową swojego home office. Także kierowniczko, do dzieła!
Jak bardzo dzielić zadania?
To zależy od Waszych preferencji. Jeśli piszę artykuł na firmowego bloga, to wypisuję sobie jedynie wpis na blog. Potem ewentualny zarys wykonuję już na bieżąco w szkicu wpisu. Pamiętajcie, że nie ma sensu się bardzo rozdrabniać. Pomniejsze rzeczy notuję wyłącznie, kiedy obawiam się, że mogą umknąć np. dokończyć sklep – przetestować płatności, zakupy – żwirek dla kota. 😉
Podział zadań warto dokonywać wtedy, kiedy czujemy się na siłach. Nie jestem zwolenniczką teorii o cudownym poranku itp. Uważam, że każdy pracuje we własnym trybie oraz tempie.
Ja osobiście plany na następny tydzień rozpisuję w piątek. Duże projekty planuję z miesięcznym wyprzedzeniem. Ten schemat sprawdza się od kilkunastu lat i jeszcze mnie nie zawiódł.
Także do dzieła. Ogarniajmy chaos. 🙂
