Na początku sierpnia tego roku postanowiłam wyjechać na urlop. Z czystą głową, wyłączonym telefonem i możliwością pobycia w ciszy. Był to mój najlepszy wyjazd od wielu lat.
Ludziom online’u często brakuje spokoju, bo przecież nasze usługi powinny być świadczone 24/7. Przyzwyczailiśmy rynek do ciągłej dostępności – a gdzie jest miejsce dla nas samych? W tym roku wyjątkowo odczułam, że potrzebuję własnego, prywatnego życia. Pokłosiem tego wyjazdu jest wdrożenie zmian, o których chciałabym dzisiaj napisać.
Dawno temu, kiedy nie było narzędzi…
W lipcu 2022 minęła też rocznica 16 lat, jakie upłynęły od wykonania przeze mnie pierwszych stron (WordPressa zaczęłam używać rok później). Można powiedzieć, że jestem już nieco dinozaurem. Oczywiście wygląda i możliwości techniczne, zmieniły się przez te wszystkie lata. A tutaj jeden z moich pierwszych projektów:
Oczywiście, w czasach, kiedy rozpoczynałam pracę, jako freelancer nie było mowy o zaawansowanych narzędziach do pracy zdalnej. Był edytor do pisania stron (ja używałam EdHTML), jakieś pierwsze kalendarze i tyle. Na pewno była zupełnie inna społeczność, bo ciągle próg wejścia był wyższy. Zawody takie, jak wirtualna asystentka dopiero za kilka lat wejdą na polski rynek. Nasyci się on też mnogością rozwiązań, a każde z nich ma ułatwić nam pracę. Czy tak jest rzeczywiście?
Jakie narzędzia zdalne są przydatne
Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie, gdyż każdemu według potrzeb. Ja w tym roku postanowiłam jeszcze mocniej zawęzić narzędzia on-line do niezbędnego minimum. Zauważyłam, że CRM czy Asana jedynie zajmują mój czas. Pochłaniają cenne minuty na rozpisywanie projektów. Oczywiście, że rozpisany projekt wygląda ładnie, a odhaczenia checklisty jest fajną sprawą. Pytanie, czy jednak jest to forma odpowiednia dla mnie?
Między rozpisaniem czegoś a realizacją jest długa droga. Dlatego uprościłam ten system. Na początku każdego miesiąca zapełniam kalendarz tradycyjny. Mój rok pracy toczy się od września do września, co pomaga mi także połączyć to ze szkołą mojego syna.
Dopiero, kiedy kalendarz danego miesiąca jest uzupełniony o najważniejsze wydarzenia, zapełniam Kalendarz Google oraz uzupełniam niezmiennie Google Keeps. W tych prostych notatkach on-line, gdzie także mogę tworzyć checklisty – mam wszystkie niezbędne informacje i to sprawdza mi się znakomicie. To jest mój punkt dowodzenia.
Toggl ograniczyłam wyłącznie do pracy abonamentowej. Tam, gdzie mam pakiety sprawdzam liczbę wykorzystanych godzin. Poza tym nie korzystam już z tego narzędzia, potrafię sama oszacować, ile czasu zajmie mi dana sprawa (zakładając, że nie zdarzy się nic niespodziewanego).
Do drobnych grafik i social media wykorzystuję Canvę PRO. To przydatne i niedrogie narzędzie (zwłaszcza, kiedy korzystamy z niej w ramach pracy zespołowej). Darmowa Canva na pewno jest dobra na start, do zapoznania się z możliwościami narzędzia. Wersja PRO to dla mnie standard w pracy freelancera.
Tradycyjne notatki
Od sierpnia w pełni powróciłam do tradycyjnego notowania. Uważam, że pozwala mi to zdecydowanie lepiej skupić się tym, co mam wykonać. Twórcy kreatywni mają to do siebie, że w ich głowie dzieje się milion procesów na raz.
Pod ręką w pracy mam zeszyt. Najprostszy w kratkę. Służy mi do notowania na bieżąco wszystkiego, co wpadnie mi do głowy podczas pracy. Przypomniałam sobie o ważnym telefonie? Zapisuję. Klient nagle coś chce? Zapisuję. Wrócę do tego pod koniec dnia. Przez wiele lat moja praca była mniej zorganizowana, bo praktycznie od zadania przechodziłam do zadania. Teraz każdy dzień ląduje w zeszycie i ewentualnie z niego przeskakuje do kalendarza i notatek. Nazywam to ręczną automatyzacją 😉
Drugi zeszyt jeździ ze mną. Zapisuję do niego wszystkie pomysły – zgodnie z zasadą, że czego nie mam w głowie, to nie zapycha mojego umysłu. Fajny pomysł na zdjęcie? Ciekawy artykuł do przeczytania? Pomysł na prezent dla najbliżyszych? Jednym słowem wszystko, co można wykorzystać w przyszłości.
Co jakiś czas przeglądam moje zapiski i ciekawsze pomysły wdrażam w życiue.
Pytania kontrolne
Jakie narzędzia zdalne są przydatne? Te, które naprawdę usprawniają nam prace, a nie jej dodają. Czy na pewno potrzeba nam masę aplikacji w cyfrowym świecie? Najlepiej odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- Jakie aplikacje potrzebuję bezwzględnie do swojej pracy?
- Które z nich naprawdę zautomatyzują moje działania?
- Do których aplikacji nie zaglądałam w ciągu ostatniego miesiąca?
- Czy muszę na pewno wdrożyć nowe rozwiązanie i co ma lepszego niż używane obecnie?
- Który z procesów powinnam usprawnić i jakie cechy ma mieć aplikacja, która mi w tym pomoże?
Kiedy zastanowimy się nad odpowiedziami, wyłuskamy tylko to, co jest dla nas najbardziej istotne w cyfrowym świecie. Bardzo polecam takie rozwiązanie.
